Rutiner i arbetsvardagen – så här gör jag

Reklamsamarbete med Wonderland

Förra våren kände jag mig ofta rätt håglös gällande mitt arbete. Dels berodde det på att jag inte hade så mycket jobb just då men också för att jag saknade vettiga rutiner. Jag drällde mest runt hemma i smutsiga långkalsonger och hade svårt att sätta i gång och börja jobba. Speciellt om jag inte har så mycket jobb har jag svårt att komma i gång. Och i de stunder när jag har för mycket jobb känns allt överväldigande. Så både för mycket och för litet jobb kan vara svårt att strukturera.

Den största revolutionen för mig och mina arbetsrutiner har varit att jag nu jobbar här på Wonderland coworking. Jag stiger upp på morgonen och går till jobbet som “normala” människor. Jag klär mig i nåt annat än slitna leggings och träffar andra människor. Fastän jag inte jobbar ihop med någon annan vet jag att det alltid finns någon jag kan fråga råd om eller helt enkelt tömma hjärnan med. Eller ha en gemensam kaffepaus. Före jag började här trodde jag nog inte att en arbetsgemenskap kunde ge så här mycket, nu vet jag inte hur jag skulle klara mig utan den?

När jag sitter på kontoret är det mycket lättare för mig att fokusera för att jag sitter mitt bland andra människor som också jobbar. Varje morgon lägger jag upp ett tydligt mål för dagen – vad är viktigast i dag? När jag är klar går jag hem och behöver inte längre tänka på dagens jobb (fast okej, ibland snurrar ju vissa grejer på oberoende). Men jag kan åtminstone med gott samvete vara ledig resten av dagen och kvällen.

Foto: Nadia Heiniö/Wonderland.

Foto: Nadia Heiniö/Wonderland.

Som företagare och frilansare kommer det väldigt sällan stunder då en är “färdig” med allt. Det finns alltid nåt att göra och nåt som borde göras. Och så är det på väldigt många arbetsplatser också. För att inte bli helt tokig är det viktig att kunna (eller åtminstone försöka) lämna jobbet på arbetsplatsen och ta itu med det följande dag när hjärnan fått vila emellan.

Under det senaste året har jag hittat en hel del rutiner som hjälper mig att styra upp min vardag på bästa möjliga sätt och tänkte därför dela med mig av mina bästa tips för hur du kunde styra upp din vardag. Det här gäller kanske främst frilansare och företagare, men å andra sidan är många jobb väldigt splittrade och består av olika uppgifter som kan vara svåra att överblicka. I dagens värld är allt fler tvungna att vara sina egna chefer – också med fast månadslön.

Fem tips för att strukturera jobbet

1. Planera din vecka – i detalj

På fredag eftermiddagar brukar jag titta på kommande vecka, se på det som behöver göras och skriva en tydlig to do-list. Själv använder jag Todoist där jag skriver in allt. Såsom: skriv ut artikel med Annika, korra artikel, mejla Lisa, har Lisa svarat på mejlet? osv osv. Jag försöker spjälka upp allt i så små bitar som möjligt för att inte göra uppgifterna övermäktiga – jag läste nyss en text där det här kallas för mikroproduktivitet. Små små små steg framåt. Och det finns väl ingen skönare än känsla än att bocka av något från to do-listan?

2. Prioritera

Under perioder av mycket arbete är det otroligt viktigt att kunna prioritera. Vilka grejer måste du få undan genast, vad kan vänta till senare? Själv brukar jag gå enligt deadline – det med närmast deadline går alltid först. Du kan inte göra allt på en gång, så du gör dig själv en stor tjänst genom att välja vad du gör först och sedan fokusera på det.

Statistik från Todoist för 2018.

Statistik från Todoist för 2018.

3. Sätt i gång

Jag ska strax börja jobba, men först ska jag bara skicka i väg det här mejlet och snabbt kolla Facebook och oj nu fick jag en kommentar på Instagram som jag måste svara på … Låter det här bekant? Du gör allt annat än jobbar och plötsligt har en hel dag gått och du har inte fått något vettigt gjort? Hemligheten här är att helt enkelt sätta i gång, inte senare, inte om en timme, inte strax. Utan nu. Titta på din to do-list och börja med första uppgiften där. När du är klar med den kan du ta en paus på 5–15 minuter och sedan fortsätta med nästa uppgift. Ofta tar de flesta uppgifter kortare tid än du tror – eller så brukar det åtminstone vara för mig. Ibland kan startsträckan till att komma i gång ta längre tid än själva uppgiften.

4. Gör en sak åt gången

Multitasking – kanske arbetets största fiende. För grejen är att det helt enkelt inte går att göra många saker på en gång. Men om du fokuserar på en grej åt gången kommer du att uppnå mycket bättre resultat. Så när du börjar arbeta med något som kräver koncentration ska du se till att stänga Facebook, lägga mobilen på tyst, stänga av e-postplinget osv. Själv har jag mycket lättare att fokusera på en grej åt gången efter att jag börjat använda time tracking-verktyget Toggl i fjol (ska skriva mer om det i ett skilt inlägg). Men när jag trackar min tid, till exempel när jag skriver en artikel eller översätter en text, känns det som om jag fuskar om jag gör nåt annat så jag har mycket lättare att fokusera på det jag faktiskt håller på med. Allt för att lura hjärnan liksom.

5. Pausa och var ledig

Själv jobbar jag effektivt i en timme eller max två, men sedan behöver jag en paus. Då brukar jag gå fylla på min temugg eller vandra runt här på kontoret för att se om någon skulle ha tid för ett kort snack – det absolut bästa med coworking är ju alla mina “kollegor”! Nu med ett kontor har jag också mycket lättare att skilja mellan jobb och fritid och jobbar väldigt sällan, eller nästan aldrig mer på kvällarna! Människan är ingen robot som kan vara i gång från tidig morgon till sen kväll och jobba effektivt. Pauser och vila är viktiga för att vi ska orka jobba ännu nästa vecka, nästa månad och nästa år. Du är inte lat om du vilar. Du är smart.

Foto: Nadia Heiniö/Wonderland.

Foto: Nadia Heiniö/Wonderland.

Själv har jag frilansat i över sex år och jag är den första att erkänna att det tar tid att hitta arbetsrutiner och att bli en bra chef till sig själv. Det låter lätt och fint när jag skriver ner det, men ibland finns det perioder då det känns som om att inget lyckas, hur mycket jag än följer mina rutiner. Men sen ibland flyter det på hur bra som helst. Jag tror det viktigaste är att du själv reflekterar över din arbetsvardag och vad som fungerar för dig och vad som är viktigt för dig. Du är den enda som kan svara på hur din optimala arbetsdag och -vecka ser ut. Just för mig har de här fem grejerna hjälpt, men du kanske har något annat supertips som funkar just för dig.

Vad tycker du att är svårast med att vara sin egen chef och strukturera upp sin egen tid? Vad skulle du vilja bli bättre på? Vilka rutiner skulle du vilja få in i system? Om du hittar svaren på de frågorna tror jag att du redan är en god bit på vägen till att få en bättre arbetsvardag!

P.S. Om du blev sugen på Wonderland kan du komma och testa jobba här gratis en dag – och som bonus får du äta lunch med mig, hehe! Du kan höra av dig till hello@wonderlandwork.fi så löser det sig. Jag svarar också gärna på frågor om du funderar på nåt.